不動産売却における告知書とは？記入する際の注意点を解説

告知書は不動産の売主をトラブルから守るための重要な書類であり、記入する際には注意点を押さえて書く必要があります。
この記事では、不動産売却における告知書とは何かについて、誰が記入するのかや記入時の注意点とともに解説します。
不動産売却を検討中の方は、参考にしてみてください。

不動産売却の告知書とは

まず、告知書とは何かについて解説します。

告知書とは物件状況報告書

告知書とは、物件状況報告書とも呼ばれ、売却する物件の現状を説明する書類です。
売却する物件全体に関する欠陥や不具合を買主に説明し、売却後の契約不適合責任や不動産売買で起こりやすいトラブルを回避するための重要な役目があります。
書類は、売主が中心となって記入・作成するのが原則です。
主な記入事項は、不動産に関する現状の瑕疵になります。
物件自体の物理的瑕疵だけでなく、事件・事故などの心理的瑕疵、嫌悪感を抱きやすい施設の存在などを表す環境的瑕疵も記入し、不動産に関する全体の状況を表します。
具体的には、物件設備の老朽化などの現状や騒音・振動の発生、過去に事件・事故があったことなどを記入してください。
そのほかにも、物件に限らず近隣の状況や地域の申し合わせ事項などがある場合は合わせて記入しましょう。
なお、不動産のマイナス面を記入する一方で、プラス面の記入も可能です。
たとえば、不備や老朽化によって修繕した箇所があれば記入して買主に不動産のプラス面をアピールできます。
中古物件でも老朽化や不備に修繕や対策が十分に施されていれば、買主に好印象を与えられるでしょう。
売却する不動産のアピールのためにも書類作成時は丁寧に記入するのをおすすめします。

売主のトラブル回避のための重要書類

なぜ、告知書を記入する必要があるのか疑問に思う方もいるでしょう。
理由は、不動産売買において売主を契約不適合責任や売却後のトラブルなどから守るためです。
不動産売買においてよくあるトラブルが、売却後に見つかる不動産の瑕疵になります。
仮に、売主が物件の欠陥や不備を知っていたにも関わらず、買主に伝えずに売却してしまった場合、契約不適合責任として損害賠償を命じられる可能性があります。
そのため、売主はどれだけ細かいことだとしても買主に対して物件に関する売却前に伝えておく義務があるのです。
そして、書類として形に残すことで、書類の記入事項については売主が告知し、買主が承諾して購入したことになります。
つまり、告知書があれば、仮に物件に瑕疵が見つかったとしても売却後のトラブルの責任追及を回避しやすくなるのです。

不動産売却の告知書は誰が記入するのか

告知書はいつ誰が記入するのかについて解説します。

記入するのは原則売主

一般的に不動産売買に関する重要書類は不動産会社が作成することが多いですが、告知書の記入に関しては、原則売主本人がすることになっています。
なぜなら、記載内容は、撤去予定の設備や過去の修繕歴など不動産の持ち主にしかわからない項目だからです。
また、心理的瑕疵や近隣の状況、地域の申し送り事項などは、なおさら売主にしかわかりません。
告知書の作成におけるトラブルの発生原因として多いのが、不動産会社へ代理作成を依頼するケースがほとんどです。
売主と不動産会社の認識に相違があれば、書類への記載内容も不十分となるでしょう。
仮に、書類を作成したのが不動産会社だとしても、最終的に責任を問われるのは売主になります。
書類の作成にあたってサポートを不動産会社に依頼するのは問題ありませんが、すべてを任せるのではなく、あくまで作成は売主が主体となって進めてください。
売却後のトラブル回避のためにも、不動産の持ち主である売主が責任をもって書類に記入しましょう。

告知書を記入する時期

告知書を記入する時期は、不動産会社によって異なりますが、基本的には買主と売買契約を締結するまでに買主に提出できれば問題ありません。
ただし、不動産の売却を依頼した時点から、早々に作成を始めるのが良いでしょう。
理由として、告知書は不動産会社にとって売却前の物件調査の役割もあるからです。
買主に明確な物件情報を伝えるためには、早期から不動産会社と売主で物件に関する情報を共有しておくのが大切になります。
とくに、売主にしかわからない物件の瑕疵などは早めに不動産会社と共有しておき、より詳細な書類を作成すれば、売却後に想定されるトラブルを回避しやすくなるでしょう。
また、持ち主にしかわからない欠陥や不備がある一方、不動産売買のプロの目線でしか気づけない事項もあります。
不動産会社のサポートを利用しながら、早期に書類を作成すればより信頼度の高いものになるでしょう。
提出期日間近に作成しても、内容が不十分となったり、記入漏れが起こったりしやすくなります。
きちんと書類を作成し、スムーズに売却手続きを進めるためにも、書類作成は早期に着手するのがおすすめです。

不動産売却の告知書を記入するときの注意点

告知書の記入にあたり、次の注意点に気を付けて記入してください。

必ず売主が明確に記入する

記入は必ず売主本人がおこなってください。
前述したように、告知書に関するトラブルの多くが、不動産会社に代理作成を依頼した場合に起こっています。
不動産やその周辺状況は、所有者にしか詳細はわかりません。
書類作成には手間と時間がかかりますが、トラブル回避のためにも売主が記入するようにしましょう。
仮に、不動産会社が書類の作成を代行する場合でも、売主が主体となって記入に不備や不足がないか十分に確認をしてください。

販売開始前までに作成する

書類をスムーズに作成し、不動産売買に活用するために、不動産の販売開始前までに記入を終えておくことをおすすめします。
物件に関する欠陥や不備を短期間で把握して記入するのは難しいでしょう。
書類内容に不備や不足があってはトラブルになりかねません。
また、不動産の販売開始前に書類ができていれば、内見時に不動産の状況を買主にわかりやすく説明でき、売却がスムーズに進めやすくなるでしょう。
時間に余裕をもって、書類を準備しておくことで、トラブル回避だけでなく売買手続きも円滑に進められるメリットがあります。

不動産に関する不備は対応状況まで記入する

不動産に関する不備は対応状況まで詳細に記入しましょう。
具体的には、建物の不備に対して、いつどのような対応をしたか、そして現在の状態はどうかまで記入してください。
なぜなら、不具合に対する明確な対応方法が把握できれば、買主にとって再発生のリスクや補修費用の心配が減るからです。
買主が安心感をもって不動産を購入できるよう、不備に関する対応を丁寧にわかりやすく記入しましょう。

近隣環境も漏れなく記入する

近隣環境についても細かく記入してください。
とくににおいや騒音は詳細に書くことをおすすめします。
においや音は感じ方に個人差が出やすいため、売主が気にしなかったとしても買主がどう感じるかはわかりません。
仮に些細な事柄だと思って自己判断で瑕疵を記入せず、後々トラブルに繋がっては時間を使って書類を作成した意味がなくなってしまいます。
また、近隣住民や近隣施設の状況も少しでも気になる点があれば、記入しておくと安心です。

まとめ

告知書は不動産の売主をトラブルから守るための重要な書類です。
また、買主が安心して不動産を購入するためのものでもあります。
記入する際は、物件の瑕疵だけでなく周辺情報まで細かく記入するのがポイントです。
責任をもって丁寧にわかりやすく記入しましょう。